MeisterTask-Benutzerhandbuch

Über MeisterTask

MeisterTask ist ein intuitives Aufgabenmanagement-Tool, das die Teamarbeit und Zusammenarbeit verbessert. Seine flexiblen Projektboards im Kanban-Stil sorgen dafür, dass jeder in Ihrem Team immer auf dem gleichen Stand ist.

MeisterTask ist ein Online-Tool, das in jedem gängigen Web-Browser läuft und Apps für Mac, Windows, iOS sowie Android anbietet.

MeisterTask wurde für agile Teams auf der Suche nach einem intelligenteren, effizienteren Workflow sind. Sie können es in eine echte Produktivitätszentrale verwandeln, indem Sie es mit anderen Tools verbinden, die Sie verwenden. Außerdem können Sie Aufgaben automatisieren, um noch mehr in kürzerer Zeit zu erledigen!

In diesem Handbuch

1. Erste Schritte

2. Das Dashboard

3. Projekte

3.1 Der Aufgabendetail-Dialog

4. Automatisierungen

5. Integrationen

5.1 Native Integrationen

5.2 IFTTT & Zapier

5.3 Die MindMeister-Integration

6. Statistiken und Berichte

6.1 Leistung

6.2 Zeiterfassung

6.3 Berichte

7. Apps

1. Erste Schritte

In MeisterTask wechseln Sie zwischen drei Hauptansichten:

1. Das DASHBOARD bietet einen personalisierten Überblick über alle Ihre Projekte, Benachrichtigungen und Aufgaben. Diese Ansicht ist für jeden Benutzer einzigartig.

2. Die PROJEKTBOARDS sind in vertikale Spalten unterteilt, durch die sich die Aufgaben auf ihrem Weg zur Fertigstellung bewegen können. Änderungen, die an einem gemeinsamen Projektboard vorgenommen werden, sind für alle Projektmitglieder sofort sichtbar.

3. Der Bereich STATISTIKEN & BERICHTE bietet Einblicke in die Produktivität Ihres Teams und die Zeiterfassung. Dieser Bereich bietet auch eine einfache Kalenderansicht. Er ist für alle PRO- und BUSINESS-Benutzer zugänglich.

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2. Das Dashboard

1. Projektliste

Die Projektliste auf der linken Seite zeigt alle Ihre aktiven Projekte an. Sie können Projekte neu anordnen, indem Sie sie an eine andere Stelle ziehen oder Projektgruppen für eine bessere Organisation anlegen.

Um archivierte oder Teamprojekte anzuzeigen, klicken Sie auf das Wort Projekte und wählen Sie eine andere Ansicht.

2. Projekte erstellen oder importieren

Verwenden Sie die Schaltfläche +, um ein neues Projekt von Grund auf neu zu erstellen oder um ein bestehendes Projekt aus Trello, Asana oder Wunderlist zu importieren.

3. Hintergrundbild

Laden Sie ein Hintergrundbild hoch, das Ihre Stimmung widerspiegelt, oder lassen Sie MeisterTask jeden Tag ein anderes für Sie anzeigen.

4. Meine Aufgaben

Hier sehen Sie eine Liste Ihrer offenen Aufgaben, beginnend mit fälligen Aufgaben und Aufgaben in Ihrem FOKUS. Oben können Sie sich auch eine persönliche Checkliste anzeigen lassen, die nicht mit einem Projekt verknüpft ist.

5. Benachrichtigungen

Benachrichtigungen halten Sie über das Geschehen in Ihrem Team auf dem Laufenden. Sie werden benachrichtigt, wenn jemand Sie in einem Kommentar erwähnt oder Änderungen an einer Aufgabe vornimmt, die Sie gerade beobachten.

3. Projekte

Spalten

Ein Projekt ist in mehrere Abschnitte unterteilt. Wie viele Abschnitte Sie haben und wie Sie sie benennen und anordnen, liegt ganz bei Ihnen. Um den Namen, die Farbe oder das Symbol eines Abschnitts zu bearbeiten, klicken Sie in den Spaltenkopf. Um eine neue Spalte hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche +, die erscheint, wenn Sie sich zwischen zwei Spaltenköpfen bewegen. Ordnen Sie Abschnitte per Drag & Drop neu an.

Aufgaben

Alle projektbezogenen Aufgaben werden in Form von Kacheln dargestellt, die von Abschnitt zu Abschnitt frei verschoben werden können. Fällige oder überfällige Aufgaben werden gelb. Alte und inaktive Aufgaben werden grau. Sie können neue Aufgaben mit den Schaltflächen + unten in jedem Abschnitt oder mit der Taste N als Tastenkombination erstellen.

Projekthintergrund

Wählen Sie zwischen verschiedenen Hintergrundfarben und Bildern oder laden Sie einfach Ihre eigenen über die Projekteigenschaften ( i ) hoch.

Mitgliederleiste

Klicken Sie auf das Symbol oben in der Mitgliederleiste, um den Aktivitätsstrom zu öffnen. Der Stream zeigt alle Aktionen und Änderungen, die Sie und Ihre Teammitglieder innerhalb des Projekts vorgenommen haben, in chronologischer Reihenfolge an. Klicken Sie auf eine Aktion, um schnell die Aufgabe zu öffnen, zu der sie gehört, und erhalten Sie weitere Informationen.

Aktivitäts-Stream

Klicken Sie auf das Symbol oben in der Mitgliederleiste, um den Aktivitätsstrom zu öffnen. Der Stream zeigt alle Aktionen und Änderungen, die Sie und Ihre Teammitglieder innerhalb des Projekts vorgenommen haben, in chronologischer Reihenfolge an. Klicken Sie auf eine Aktion, um schnell die Aufgabe zu öffnen, zu der sie gehört, und erhalten Sie weitere Informationen.

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Filter

Wechseln Sie zu Projektfiltern, indem Sie auf das Filtersymbol oben im Aktivitäts-Stream klicken. Filtern Sie Aufgaben nach Status (offen vs. abgeschlossen), Tags, Fälligkeitsdatum, Empfänger, Follower (auch bekannt als Watchers) oder Keyword.

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3.1 Der Aufgabendetail-Dialog

Wenn Sie auf eine Aufgabenkachel klicken, öffnet sich der Aufgabendetail-Dialog, der alle Informationen zur Aufgabe enthält.

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1. FOKUS

Klicken Sie auf die Stern-Schaltfläche, um Aufgaben zu Ihrem FOKUS hinzuzufügen. Diese Aufgaben werden separat auf Ihrem Dashboard angezeigt.

2. Beschreibung

Fügen Sie Ihrer Aufgabe eine detaillierte Beschreibung mit Markdown-Formatierung hinzu.

3. Benutzerdefinierte Felder

Business-Benutzer können für jedes ihrer Projekte benutzerdefinierte Felder definieren, die dann unterhalb der Beschreibung ihrer Aufgaben angezeigt werden.

4. Checklisten

Teilen Sie größere Aufgaben in mehrere Checklistenelemente auf und aktivieren Sie sie im Laufe der Zeit. In den Projekteinstellungen können Sie Checklisten vordefinieren, die Sie dann schnell in Aufgaben laden und immer wieder verwenden können.

5. Anhänge

Fügen Sie Ihren Aufgaben schnell Referenzdateien, Mock-Ups oder Mindmaps hinzu. Laden Sie von Ihrer lokalen Festplatte oder direkt von Ihrem angeschlossenen Dropbox-, MindMeister-, Box- oder Google Drive-Konto hoch.

6. Aktivitäts-Feed

Sehen Sie sich den gesamten Änderungsverlauf Ihrer Aufgaben an, fügen Sie Kommentare hinzu und erwähnen Sie andere Teammitglieder.

7. Zeiterfassung

Verfolgen Sie die Zeit in MeisterTask und bearbeiten Sie Zeitbelege auf einfache Weise. Sie können auch unsere Harvest Integration nutzen, wenn Sie dort bereits ein Konto besitzen!

8. Fälligkeitsdatum & -zeit

Fügen Sie Ihren Aufgaben ein Fälligkeitsdatum und eine Fälligkeitszeit hinzu. Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn Aufgaben fällig werden.

9. Tags

Fügen Sie ein oder mehrere Tags zu Ihren Aufgaben hinzu, um sie einfach zu gruppieren und zu filtern.

10. Beobachter

Fügen Sie Beobachter zu Aufgaben hinzu, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über Aufgabenaktualisierungen auf dem Laufenden gehalten werden. Beobachter erhalten automatische Benachrichtigungen, wenn Kommentare zur Aufgabe hinzugefügt oder Änderungen vorgenommen werden.

11. Beziehungen

Markieren Sie Aufgaben als verwandt, gesperrt oder blockierend. Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn Blockaden beseitigt werden.

4. Automatisierungen

Automatisierungen helfen Ihrem Team, konsistenter und effizienter zu arbeiten, indem sie Schritte in Ihrem Workflow automatisieren.

Sie können eine oder mehrere Automatisierungen für jede Spalte in Ihren Projektboards definieren, und Sie können wählen, ob Sie die Aktion nur für neue Aufgaben ausführen möchten (d.h. Aufgaben, die entweder erstellt oder in diesen Abschnitt verschoben werden) oder ob Sie sie auch auf bereits vorhandene Aufgaben in diesem Abschnitt anwenden möchten.

Wie man Automatisierungen erstellt:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche ( i ) in der oberen Leiste Ihres Projekts und wählen Sie Projekteigenschaften.
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Automationen und wählen Sie Automation hinzufügen.
3. Wählen Sie einen Abschnitt aus und klicken Sie dann auf Aktion hinzufügen.
4. Wählen Sie eine Aktion aus dem Dropdown-Menü aus.

5. Integrationen

MeisterTask integriert sich in die Tools, die Ihr Team bereits einsetzt und zu schätzen weiß. So können Sie beispielsweise Issues von GitHub direkt an Ihr Sprint-Board senden oder Ihrem Support-Team helfen, effizienter zu arbeiten, indem Sie sein Projektboard mit Zendesk verbinden. Die meisten Integrationen können über die Projekteigenschaften aktiviert werden.

5.1 Native Integrationen

MeisterTask lässt sich mit Slack, GitHub, Zendesk und vielen anderen Tools integrieren. Eine vollständige und aktuelle Liste finden Sie auf unserer Integrationsseite unter www.meistertask.com/integrations

5.2 IFTTT und Zapier

IFTTT (If This Then That) und Zapier sind Plattformen, die Ihnen helfen, MeisterTask mit noch mehr Ihrer bevorzugten Anwendungen und Plattformen zu verbinden. Die Registrierung für beide Dienste ist kostenlos und Sie können neue Automatisierungen in wenigen Sekunden erstellen.

5.3 Die MindMeister-Integration

MeisterTask lässt sich perfekt in unser Online-Mindmapping-Tool MindMeister integrieren. So können Sie Ihre Brainstorms in Projektforen und Ihre Ideen in Sekundenschnelle in Aufgaben verwandeln. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass keine Ihrer brillanten Ideen verloren geht.

Beginnen Sie mit der Planung Ihres Projekts in einer MindMeister-Mindmap. Jedes Thema, das Sie erstellen, kann möglicherweise in eine Aufgabe umgewandelt werden. Wenn Sie fertig sind, öffnen Sie die Fußzeile von MeisterTask. Verbinden Sie die Mindmap mit einem bestehenden Projekt in MeisterTask oder erstellen Sie einfach ein neues direkt aus der Mindmap. Ziehen Sie Themen per Drag & Drop auf den Avatar eines Benutzers, um ihm Aufgaben zuzuweisen. Aufgaben werden automatisch mit den Notizen und Links der Themen exportiert.

Indem Sie Ihre Ideen in Aufgaben verwandeln, stellen Sie sicher, dass sie in einer beliebigen Besprechung oder Brainstorming-Mindmap nicht vergessen werden. Stattdessen werden sie sofort Teil des Workflows Ihres Teams und können sofort bearbeitet werden.

6. Statistiken & Berichte

Im Bereich Statistiken & Berichte erhalten Sie Einblicke in die Produktivität Ihres Teams, welche Aufgaben am längsten dauern, wie viel Zeit die Mitarbeiter für Aufgaben aufwenden und vieles mehr.

Sie können auf den Bereich Statistiken & Berichte über das Kontomenü zugreifen, das sich öffnet, wenn Sie auf Ihren Benutzerbildschirm klicken.

Statistiken und Berichte sind in drei Bereiche unterteilt: Leistung, Zeiterfassung und Berichte.

6.1 Leistung

Der Leistungsbereich zeigt die Anzahl der erledigten Aufgaben im Vergleich zur Anzahl der neuen Aufgaben für ein Projekt in einem bestimmten Zeitbereich. Auf einen Blick sehen Sie auch den Trend im Vergleich zum vorherigen Zeitbereich.

6.2 Zeiterfassung

Der Bereich Zeiterfassung zeigt die täglich aggregierte Zeit, die pro Projekt in einem bestimmten Zeitbereich verfolgt wird. Sie sehen auch die Top-Zeiterfasser in Ihrem Team sowie die 5 Aufgaben mit der meisten erfassten Zeit.

6.3 Berichte

In diesem Bereich können Sie einzelne Berichte über neue, erledigte, überfällige, anstehende oder lang laufende Aufgaben einsehen und exportieren. In jedem Bericht können Sie entweder Aufgaben aller Benutzer und/oder aller Projekte anzeigen oder die Auswahl auf einen bestimmten Verantwortlichen/Projekt einschränken.

7. Apps

MeisterTask ist ein webbasierter Aufgaben-Manager und läuft als solcher in jedem Standard-Webbrowser. Zusätzlich bietet MeisterTask native Wrapper für Mac und Windows, in denen die Web-Applikation untergebracht ist.

Möchten Sie während der Fahrt über Ihre Aufgaben informiert bleiben? Kein Problem mit den nativen mobilen Apps von MeisterTask für iPhone, iPad, Apple Watch und Android-Geräte. Diese Apps verfügen über eine Offline-Funktionalität, sodass Sie sogar auf Ihre Projekte zugreifen können, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind.

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  • MT_UserGuide_2019 EN.pdf (3 MB)