MeisterTask-Benutzerhandbuch

Über MeisterTask

MeisterTask ist ein intuitives Aufgabenmanagement-Tool, das die Teamarbeit und Zusammenarbeit verbessert. Seine flexiblen Projektboards im Kanban-Stil sorgen dafür, dass sich jeder in Ihrem Team immer auf dem gleichen Stand befindet.

MeisterTask ist ein Online-Tool, das in jedem gängigen Web-Browser läuft und Apps für Mac, Windows, iOS sowie Android anbietet.

MeisterTask wurde für agile Teams auf der Suche nach einem intelligenten, effizienten Arbeitsablauf entworfen. Sie können es in eine echte Produktivitätszentrale verwandeln, indem Sie es mit anderen Tools verbinden, die Sie verwenden. Außerdem können Sie Aufgaben automatisieren, um noch mehr in kürzerer Zeit zu erledigen!

 

In diesem Handbuch

1. Erste Schritte

2. Das Dashboard

3. Projekte

3.1 Der Aufgabendetail-Dialog

4. Automatisierungen

5. Integrationen

5.1 Native Integrationen

5.2 IFTTT & Zapier

5.3 Die MindMeister-Integration

6. Statistiken und Berichte

6.1 Leistung

6.2 Zeiterfassung

6.3 Berichte

7. Apps

 

1. Erste Schritte

In MeisterTask wechseln Sie zwischen drei Hauptansichten:

1. Das DASHBOARD bietet einen personalisierten Überblick über alle Ihre Projekte, Benachrichtigungen und Aufgaben. Diese Ansicht ist für jeden Benutzer einzigartig.

2. Die PROJEKTBOARDS sind in vertikale Spalten unterteilt, durch die sich die Aufgaben auf ihrem Weg zur Fertigstellung bewegen können. Änderungen, die an einem gemeinsamen Projektboard vorgenommen werden, sind für alle Projektmitglieder sofort sichtbar.

3. Der Bereich STATISTIKEN & BERICHTE bietet Einblicke in die Produktivität Ihres Teams und die Zeiterfassung. Dieser Bereich bietet auch eine einfache Kalenderansicht. Er ist für alle PRO- und BUSINESS-Benutzer zugänglich.

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2. Das Dashboard

1. Projektliste

Die Projektliste auf der linken Seite zeigt alle Ihre aktiven Projekte an. Sie können Projekte neu anordnen, indem Sie sie an eine andere Stelle ziehen oder Projektgruppen für eine bessere Organisation anlegen.

Um archivierte oder Teamprojekte anzuzeigen, klicken Sie auf das Wort Projekte und wählen Sie eine andere Ansicht.

2. Projekte erstellen oder importieren

Verwenden Sie die Schaltfläche +, um ein neues Projekt von Grund auf neu zu erstellen oder um ein bestehendes Projekt aus Trello, Asana oder Wunderlist zu importieren.

3. Hintergrundbild

Laden Sie ein Hintergrundbild hoch, das Ihre Stimmung widerspiegelt, oder lassen Sie MeisterTask jeden Tag ein anderes für Sie anzeigen.

4. Meine Aufgaben

Hier sehen Sie eine Liste Ihrer offenen Aufgaben, beginnend mit fälligen Aufgaben und Aufgaben in Ihrem FOKUS. Oben können Sie sich auch eine persönliche Checkliste anzeigen lassen, die nicht mit einem Projekt verknüpft ist.

5. Benachrichtigungen

Benachrichtigungen halten Sie über das Geschehen in Ihrem Team auf dem Laufenden. Sie werden benachrichtigt, wenn jemand Sie in einem Kommentar erwähnt oder Änderungen an einer Aufgabe vornimmt, die Sie gerade beobachten.

 

3. Projekte

Spalten

Ein Projekt ist in mehrere Abschnitte unterteilt. Wie viele Abschnitte Sie haben und wie Sie sie benennen und anordnen, liegt ganz bei Ihnen. Um den Namen, die Farbe oder das Symbol einer Spalte zu bearbeiten, klicken Sie in die jeweilige Kopfzeile. Um eine neue Spalte hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche +, die erscheint, wenn Sie sich zwischen zwei Spaltenköpfen bewegen. Ordnen Sie Abschnitte per Drag & Drop neu an.

Aufgaben

Alle projektbezogenen Aufgaben werden in Form von Kacheln dargestellt, die von Abschnitt zu Abschnitt frei verschoben werden können. Fällige oder überfällige Aufgaben werden gelb. Alte und inaktive Aufgaben werden grau. Sie können neue Aufgaben mit den Schaltflächen + unten in jedem Abschnitt oder mit der Taste N als Tastenkombination erstellen.

Projekthintergrund

Wählen Sie zwischen verschiedenen Hintergrundfarben und Bildern oder laden Sie einfach Ihre eigenen über die Projekteigenschaften ( i ) hoch.

Mitgliederleiste

Klicken Sie auf das Symbol oben in der Mitgliederleiste, um die Aktivität eines Projekts zu öffnen. Sie zeigt alle Aktionen und Änderungen in chronologischer Reihenfolge an, die Sie und Ihre Teammitglieder innerhalb des Projekts vorgenommen haben. Mit einem Klick auf einer der Aktionen können Sie schnell die dazugehörige Aufgabe öffnen um weitere Informationen zu ihr zu erhalten.

Aktivität

Klicken Sie auf das Symbol oben in der Mitgliederleiste, um die Aktivität eines Projekts zu öffnen. Sie zeigt alle Aktionen und Änderungen in chronologischer Reihenfolge an, die Sie und Ihre Teammitglieder innerhalb des Projekts vorgenommen haben. Mit einem Klick auf einer der Aktionen können Sie schnell die dazugehörige Aufgabe öffnen um weitere Informationen zu ihr zu erhalten.

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Filter

Die Projektfilter können Sie über das Filtersymbol oben in der Aktivität öffnen. Darüber können Sie Aufgaben nach Status (offen vs. abgeschlossen), Tags, Fälligkeitsdatum, Empfänger, Beobachter oder Stichwort filtern.

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3.1 Der Aufgabendetail-Dialog

Wenn Sie auf eine Aufgabenkachel klicken, öffnet sich der Aufgabendetail-Dialog, der alle Informationen zur Aufgabe enthält.

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1. FOKUS

Über den Stern, können Sie Aufgaben zu Ihrem Fokus hinzufügen. Diese Aufgaben werden getrennt auf Ihrem Dashboard angezeigt.

2. Beschreibung

Fügen Sie Ihrer Aufgabe eine detaillierte Beschreibung mit Markdown-Formatierung hinzu.

3. Benutzerdefinierte Felder

Benutzer mit einem Business-Account können für jedes ihrer Projekte benutzerdefinierte Felder erstellen, die unterhalb der Beschreibung ihrer Aufgaben angezeigt werden.

4. Checklisten

Sie können größere Aufgaben in mehrere Checklisten aufteilen und sie einfach im Laufe der Zeit abschließen. Über die Projekteinstellungen können ebenso Checklisten angelegt und damit in den jeweiligen Aufgaben im Projekt immer wieder geladen werden.

5. Anhänge

Fügen Sie Ihren Aufgaben schnell Referenzdateien, Mock-Ups oder Mind Maps hinzu. Sie können entweder von Ihrer lokalen Festplatte oder direkt von Ihrem angeschlossenen Dropbox-, MindMeister-, Box- oder Google Drive-Konto hochgeladen werden.

6. Aktivitäts-Feed

Sehen Sie sich den gesamten Verlauf der Änderungen Ihrer Aufgaben an, fügen Sie Kommentare hinzu und erwähnen Sie andere Teammitglieder.

7. Zeiterfassung

Verfolgen Sie die Zeit der Aufgaben in MeisterTask und bearbeiten Sie Zeitbelege auf einfache Weise. Sie können auch unsere Harvest Integration nutzen, wenn Sie dort bereits ein Konto besitzen!

8. Fälligkeitsdatum & -zeit

Fügen Sie Ihren Aufgaben ein Fälligkeitsdatum und eine Fälligkeitsuhrzeit hinzu. Lassen Sie sich benachrichtigen, wenn Aufgaben fällig werden.

9. Tags

Fügen Sie ein oder mehrere Tags zu Ihren Aufgaben hinzu, um sie einfacher zu gruppieren und zu filtern.

10. Beobachter

Fügen Sie Beobachter zu Aufgaben hinzu, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über Änderungen in der Aufgabe auf dem Laufenden gehalten werden. Sie erhalten automatisch eine Benachrichtigung, wenn Kommentare hinzugefügt oder Änderungen an der Aufgabe vorgenommen werden.

11. Abhängigkeit

Markieren Sie Aufgaben als verwandt, gesperrt oder wird blockiert von. Sobald eine blockierte Aufgabe beseitigt wurde, werden Sie benachrichtigt. 

4. Automatisierungen

Automatisierungen helfen Ihrem Team, konsistenter und effizienter zu arbeiten, indem Sie Schritte in Ihrem Arbeitsablauf automatisieren.

Sie können eine oder mehrere Automatisierungen für jede Spalte in Ihren Projekt erstellen, und ebenso entscheiden, ob Sie die Aktion nur für neue Aufgaben ausführen möchten (d.h. Aufgaben, die entweder erstellt oder in diesen Abschnitt verschoben werden) oder ob Sie auch auf bereits vorhandene Aufgaben in dieser Spalte anwenden möchten.

Wie Automatisierungen erstellt werden:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche ( i ) in der oberen Leiste Ihres Projekts und wählen Sie Projekteinstellungen.
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Automationen und wählen Sie Automation hinzufügen.
3. Wählen Sie eine Spalte aus und klicken Sie dann auf Aktion hinzufügen.
4. Wählen Sie eine Aktion aus dem Dropdown-Menü aus.

 

5. Integrationen

MeisterTask integriert sich in die Programme, die Ihr Team bereits einsetzt und zu schätzen weiß. So können Sie beispielsweise Probleme von GitHub direkt an Ihr Sprint-Board senden oder Ihrem Support-Team helfen, effizienter zu arbeiten, indem Sie das Projektboard mit Zendesk verbinden. Die meisten Integrationen können über die Projekteigenschaften aktiviert werden.

 

5.1 Native Integrationen

MeisterTask lässt sich mit Slack, GitHub, Zendesk und vielen anderen Programmen integrieren. Eine vollständige und aktuelle Liste finden Sie auf unserer Integrationsseite unter www.meistertask.com/integrations

 

5.2 IFTTT und Zapier

IFTTT (If This Then That) und Zapier sind Plattformen, die Ihnen helfen, MeisterTask mit noch mehr Ihrer bevorzugten Anwendungen und Plattformen zu verbinden. Die Registrierung für beide Dienste ist kostenlos und Sie können neue Automatisierungen in wenigen Sekunden erstellen.

 

5.3 Die MindMeister-Integration

MeisterTask lässt sich perfekt in unser Online-Mindmapping-Tool MindMeister integrieren. So können Sie Ihre Ideen in Sekundenschnelle in Aufgaben verwandeln. Das ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass keine Ihrer brillanten Ideen verloren geht.

Beginnen Sie mit der Planung Ihres Projekts in einer MindMeister-Mindmap. Jedes Thema, das Sie erstellen, kann möglicherweise in eine Aufgabe umgewandelt werden. Wenn Sie fertig sind, öffnen Sie die Fußzeile von MeisterTask. Verbinden Sie die Mindmap mit einem bestehenden Projekt in MeisterTask oder erstellen Sie einfach ein neues direkt aus der Mindmap. Ziehen Sie Themen per Drag & Drop auf den Avatar eines Benutzers, um ihm Aufgaben zuzuweisen. Aufgaben werden automatisch mit den Notizen und Links der Themen exportiert.

Indem Sie Ihre Ideen in Aufgaben verwandeln, stellen Sie sicher, dass sie in einer beliebigen Besprechung oder Brainstorming-Mindmap nicht vergessen werden. Stattdessen werden sie sofort Teil des Arbeitsablaufs Ihres Teams und können sofort bearbeitet werden.

 

6. Statistiken & Berichte

Unter Statistiken & Berichte erhalten Sie Einblicke in die Produktivität Ihres Teams. Zum Beispiel welche Aufgaben am längsten dauern, wie viel Zeit die Mitarbeiter für Aufgaben aufwenden und vieles mehr.

Der Bereich Statistiken & Berichte kann über das Menü unter dem Avatar geöffnet werden. 

Statistiken und Berichte sind in drei Bereiche unterteilt: Leistung, Zeiterfassung und Berichte.

 

6.1 Performance

Die Performance zeigt die Anzahl der erledigten Aufgaben im Vergleich zur Anzahl der neuen Aufgaben für ein Projekt in einem bestimmten Zeitraum. Auf einen Blick sehen Sie auch den Trend im Vergleich zum vorherigen Zeitraum.

 

6.2 Zeiterfassung

Die Zeiterfassung zeigt die tägliche aufgezeichnete Zeit, die im jeweiligen Projekt in einem bestimmten Zeitraum verfolgt wird. Sie sehen auch die Top-Zeiterfasser in Ihrem Team sowie die 5 Aufgaben mit der meisterfassten Zeit.

 

6.3 Berichte

Unter diesen Punkt können Sie einzelne Berichte über neue, erledigte, überfällige, anstehende oder lang laufende Aufgaben einsehen und exportieren. In jedem Bericht können Sie entweder Aufgaben aller Benutzer und/oder aller Projekte anzeigen oder die Auswahl auf einen bestimmten Verantwortlichen/Projekt einschränken.

 

7. Apps

MeisterTask ist ein webbasierter Aufgaben-Manager und läuft als solcher in jedem Standard-Webbrowser. Zusätzlich bietet MeisterTask eine lokale Version für Mac und Windows, in denen die Web-Applikation untergebracht ist.

Möchten Sie während der Fahrt über Ihre Aufgaben informiert bleiben? Kein Problem mit den der mobilen App von MeisterTask für iPhone, iPad, Apple Watch und Android-Geräte. Diese Apps verfügen über eine Offline-Funktionalität, sodass Sie sogar auf Ihre Projekte zugreifen können, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind.

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