Wer kann diese Funktion nutzen?
- Diese Funktion steht Nutzern mit der Inhaltsmanager-Projektrolle zur Verfügung.
- Diese Funktion ist in den Pro- und Business-Plänen verfügbar.
Jedes Projekt enthält wiederkehrende Aufgaben. Verwenden Sie Automationen in MeisterTask, um manuelle Arbeit zu reduzieren, Ihren Arbeitsablauf konsistent zu halten und Ihrem Team zu helfen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
Aktionen in Ihrem Arbeitsablauf automatisieren
Automationen führen Aktionen automatisch aus, sobald eine Aufgabe erstellt oder in eine Spalte verschoben wird.
Sie sind besonders effektiv für Arbeitsabläufe mit klaren, wiederkehrenden Schritten, wie z. B. Überprüfungen, Freigaben oder Übergaben.
Beispiel
Wenn alle Aufgaben vor Abschluss überprüft werden müssen, können Sie die Aufgabe zuweisen-Automation zur Spalte „Überprüfung” hinzufügen. Jede Aufgabe, die dorthin verschoben wird, wird automatisch zugewiesen.
Gut zu wissen
Automationen gelten für eine gesamte Spalte und betreffen alle Aufgaben innerhalb dieser Spalte.
Automationen zu einer Spalte hinzufügen
Sie können Automationen direkt über Ihr Projektboard hinzufügen:
- Bewegen Sie den Mauszeiger über den Kopf der gewünschten Spalte.
- Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol.
- Wählen Sie Automationen.
- Klicken Sie auf + Automation hinzufügen.
- Wählen Sie die gewünschte Automation aus.
Mehrere Automationen hinzufügen
Wenn Sie mehrere Automationen in einer Spalte verwenden, werden diese der Reihe nach ausgeführt.
Beispiel: Wenn Sie Tags hinzufügen und anschließend eine Aufgabe verschieben möchten, platzieren Sie die Tag-Automation zuerst.
Die richtige Automation auswählen
MeisterTask bietet eine Vielzahl von Automationen zur Unterstützung unterschiedlicher Arbeitsabläufe an. Jede Automation wird ausgelöst, wenn eine Aufgabe in eine Spalte verschoben wird.
| Automation | Funktion |
|---|---|
| Aufgabe zuweisen: Weist Aufgaben automatisch zu. | |
| Status festlegen: Aktualisiert den Aufgabenstatus automatisch. | |
| Aufgabe verschieben: Verschiebt Aufgaben in ein anderes Projekt oder eine andere Spalte. | |
| Fälligkeitsdatum aktualisieren: Passt Fälligkeiten automatisch an. | |
| Zeiterfassung: Startet oder stoppt die Zeiterfassung. | |
| Tags: Fügt Tags hinzu oder entfernt sie. | |
| Checkliste: Fügt vordefinierte Checklisten hinzu. | |
| Wiederkehrende Aufgaben: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben (mehr erfahren). | |
| E-Mail: Sendet automatische E-Mails. | |
| Slack: Sendet Nachrichten an Slack. | |
| Office 365: Benachrichtigt Ihr Team. | |
| Beobachter aktualisieren: Fügt Beobachter hinzu oder entfernt sie automatisch. |
Beobachter automatisch verwalten
Die Beobachter aktualisieren-Automation ermöglicht es Ihnen, Beobachter hinzuzufügen oder zu entfernen, wenn eine Aufgabe in eine Spalte verschoben wird.
Sie können beide Aktionen kombinieren. In diesem Fall werden zuerst Beobachter hinzugefügt und anschließend entfernt.
Wichtige Einschränkungen
- Pro Spalte ist nur eine Beobachter aktualisieren-Automation möglich.
- Beim Entfernen können Sie Alle Beobachter auswählen.
Automationen bearbeiten oder löschen
Sie können alle Automationen in den Projekteinstellungen verwalten:
- Klicken Sie auf das (i)-Symbol oben im Projekt.
- Wählen Sie Projekteinstellungen.
- Öffnen Sie den Tab Automationen.
- Bearbeiten Sie Automationen mit dem Stift-Symbol oder löschen Sie sie mit dem X.
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Die Wiederkehrende Aufgaben-Automation funktioniert etwas anders als andere Automationen.
Erfahren Sie hier, wie Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren.