Checklistenvorlagen stehen Pro- und Business-Benutzer:innen zur Verfügung.
In diesem Best-Practice-Artikel geben wir Ihnen unsere Tipps für den Einsatz von Checklisten in MeisterTask, um Ihren Arbeitsablauf zu verbessern und den Projektabschluss zu beschleunigen.
Checkliste Best Practices:
Top-Tipps für Checklisten
Die Erstellung von Checklisten ist eine intuitive Übung, aber um sie wirklich effizient zu nutzen, bedarf es einiger Übung. Hier sind unsere Ratschläge, wie Sie die Effizienz mit Checklisten steigern können:
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Schreiben Sie regelmäßig Checklisten – je öfter Sie das tun, desto eher wird es zur Gewohnheit. Checklisten gliedern Ihre Aufgaben in eine Reihe überschaubarer Teilaufgaben, die abgehakt werden können, um ein Gefühl von Erfolg und Produktivität zu vermitteln. Durch die Unterteilung von Aufgaben in Aktionspunkte ist es wahrscheinlicher, dass Sie Ihre Aufgaben und Projekte rechtzeitig und korrekt abschließen.
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Erwähnen Sie andere Projektmitglieder in Checklisteneinträgen, um Verantwortlichkeiten aufzuzeigen und Aufgaben zu delegieren. Wenn Sie Checklisteneinträge an Ihre Kolleg:innen delegieren, sind Sie verantwortlich und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass die Aufgaben abgeschlossen werden. Außerdem werden Ihre Kollegen sofort benachrichtigt, damit nichts übersehen wird.
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Klären Sie Ihre Erwartungen – erklären Sie Ihrem Team, dass Sie erwarten, dass es Aufgaben abhakt, wenn es sie abgeschlossen hat. Wenn dies vereinbart ist, verlieren Sie keine Zeit mehr damit, den Aufgabeninhabern hinterherzujagen, um sich über den Fortschritt der Aufgabe zu informieren. Stattdessen können Sie einfach alles sehen, indem Sie die Aufgabe öffnen.
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Verwenden Sie Checklistenvorlagen, um Zeit zu sparen und eine gleichbleibende Qualität zu gewährleisten. Investieren Sie genügend Zeit, um eine gute Vorlage zu erstellen, die für eine Vielzahl von Aufgaben verwendet werden kann.
Best Practices für Checklistenvorlage
Checklistenvorlagen sind bereits vorgefertigte Checklisten, die für viele verschiedene Aufgaben wiederverwendet werden können.
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Wie Sie eine Vorlage für eine Checkliste erstellen können, erfahren Sie in unserem Artikel hier.
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Wählen Sie einen passenden Titel für Ihre Checklistenvorlage. Ein passender Titel erklärt, wann die Vorlage verwendet werden kann, so dass Ihr Team genau weiß, wann es die Vorlage einsetzen muss, ohne alle Punkte lesen zu müssen. Wenn eine Checklistenvorlage beispielsweise „Blog“ heißt, wissen Sie vielleicht nicht genau, wann sie relevant ist, während Sie bei einer Vorlage mit dem Titel „Checkliste für die Veröffentlichung eines Blogbeitrags“ genau wissen, wann Sie sie einer Aufgabe hinzufügen müssen.
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Finden Sie das richtige Gleichgewicht zwischen Spezifität und Vielseitigkeit. Natürlich sollte eine gute Vorlage vielseitig sein – Sie wollen sie auf eine Vielzahl ähnlicher Aufgaben anwenden können. Gleichzeitig müssen die Vorlagen aber auch so spezifisch sein, dass sie tatsächlich nützlich sind. Völlig generische allumfassende Checklisten bringen keinen Mehrwert und können zu Verwirrung oder Frustration führen. Versuchen Sie, dieses perfekte Gleichgewicht zu finden, um Ihren Vorlagen einen echten Nutzen zu verleihen.
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Halten Sie die Checklisteneinträge klar und einfach zu befolgen. Checklisten sollen für mehr Klarheit sorgen und das erfolgreiche Abschließen von Aufgaben erleichtern. Wenn Ihre Formulierungen kompliziert sind, muss Ihr Team möglicherweise bei Ihnen nachfragen, um eine Klärung herbeizuführen, was den Arbeitsablauf zusätzlich behindert. Tun Sie Ihrem Team (und sich selbst) einen Gefallen und sorgen Sie für klare Verhältnisse.
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Fügen Sie nicht mehr als 8 Aktionspunkte pro Checkliste hinzu. Bei manchen Aufgaben sind mehr notwendig. Wenn Sie jedoch feststellen, dass Aufgaben oft mehr als 8 Checklisteneinträge enthalten, sollten Sie überlegen, ob diese Aufgaben nicht besser ein eigenes Projekt sein sollten.
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Erstellen Sie Vorlagen für Aufgaben mit wiederkehrenden, einheitlichen Arbeitsabläufen. Das Ergebnis ist, dass diese Aufgaben weniger Zeit in Anspruch nehmen, weil Sie einen besseren Orientierungssinn haben und wissen, wie Sie sofort loslegen können. Sie können auch Checklistenvorlagen für Aufgaben verwenden, bei denen die Qualitätskontrolle wichtig ist, weil sie Ihnen einen Bezugsrahmen zur Überprüfung der Qualität bieten.
Beispiele für Checklistenvorlagen
Werfen wir einen Blick auf den Arbeitsablauf eines:r Marketingmanager:in. Wenn ein:e Marketingmanager:in die Produktion von Marketing-Inhalten beaufsichtigt, sind unabhängig vom jeweiligen Thema immer bestimmte Schritte erforderlich. In solchen Fällen sind Checklistenvorlagen sehr nützlich.
Die Checklisteneinträge in der folgenden Abbildung kombinieren Vielseitigkeit und Spezifität: Sie sind vage genug, um auf eine Vielzahl von Marketingprojekten angewendet zu werden, aber gleichzeitig spezifisch genug, damit andere Kolleg:innen genau wissen, was zu tun ist, um jede Phase abzuschließen. Dies macht die Checkliste zu einem nützlichen Bezugspunkt für den Beauftragten und hilft sicherzustellen, dass wichtige Schritte nicht vergessen werden.
Für diejenigen, die mit Finanzen arbeiten, ist die Qualitätskontrolle besonders wichtig, und Checklistenvorlagen können ein höheres Maß an Kontrolle gewährleisten. Unabhängig von der jeweiligen Aufgabe müssen Sie beim Versand von Rechnungen sicher sein, dass jede Rechnung eingegangen, genehmigt und bezahlt ist. Wie können Sie die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass diese drei Teilaufgaben abgeschlossen werden? Indem Sie sie in einer Checklistenvorlage definieren, die in eine Reihe von ähnlichen Aufgaben eingefügt werden kann.
Aus den obigen Beispielen können Sie ersehen, dass Checklisten sowohl Zeit sparen als auch ein gewisses Maß an Qualität gewährleisten können. Investieren Sie ein wenig Zeit in die Erstellung guter Vorlagen für Ihr Team, und Sie werden schnell feststellen, dass Aufgaben besser und konsistent abgeschlossen werden.
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