Bewährte Praktiken der Zeiterfassung

Die Zeiterfassung steht allen Benutzer:innen zur Verfügung.


Die Zeiterfassung ohne Bewertung der Ergebnisse ist eine vergebliche Mühe. In diesem Artikel erfahren Sie nicht nur, warum Sie dieZeiterfassung nutzen sollten, sondern auch, wie Sie sie einsetzen, um die Vorteile einer höheren Produktivität und Effizienz zu nutzen. Egal, ob Sie ein:e Teamleiter:in oder ein Teammitglied sind, lesen Sie weiter, um den wahren Wert der Zeiterfassung zu erkennen.


Bewährte Praktiken der Zeiterfassung:


Für Teamleiter:innen

Warum sollte Ihr Team die Zeit erfassen?

Wenn Sie als Teamleiter:in Ihr Team dazu ermutigen, die Zeiterfassungsfunktion von MeisterTask zu nutzen, ist das sowohl für Sie als Manager:in als auch für Ihr Unternehmen als Ganzes von großem Vorteil. In der Tat ist die Verfolgung der Zeit, die für das Abschließen von Aufgaben benötigt wird, der Schlüssel zu einem produktiven Team und einem gesunden Arbeitsablauf, denn Sie können:

 

  • Verschaffen Sie sich automatisch einen datengestützten Überblick über die Effizienz Ihres Teams. Mit diesem quantitativen Bild können Sie Änderungen vornehmen, um die Produktivität dort zu optimieren, wo Sie Reibungsverluste in Ihren Prozessen feststellen. 

  • Nutzen Sie die Daten, um Änderungen vorzunehmen, bevor es zu spät ist. Die Überprüfung der erfassten Zeit während eines laufenden Projekts ermöglicht es Ihnen, die Arbeitslast neu zu verteilen, bevor negative Auswirkungen sichtbar werden.  

  • Delegieren Sie Zeit und Ressourcen bei nachfolgenden Projekten effizienter. Anhand der erfassten Zeit lässt sich erkennen, wer sich in einem Projekt besonders viel Zeit investiert hat und wer wenig Zeit investiert hat. Dieses Wissen können Sie nutzen, um die Ressourcen für das nächste Projekt, das Sie leiten, besser zuzuweisen.Denken Sie jedoch daran, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben nicht immer die wertvollsten sind. Überprüfen Sie anhand der Daten aus der Zeiterfassung, ob die Ressourcen effizient eingesetzt werden. 

  • Nutzen Sie die Daten als Grundlage für Feedbackgespräche und Leistungsüberprüfungen. Stellen Sie fest, wo Teammitglieder zu viel Zeit aufwenden, und sprechen Sie mögliche Schwachstellen im individuellen Arbeitsablauf an. Zugegeben, die für eine Aufgabe aufgewendete Zeit ist nicht immer ein Indikator dafür, wie hart jemand gearbeitet hat, aber sie kann ein guter Ausgangspunkt für reflektierende Diskussionen sein. 

Wichtiger Tipp!

Die Zeiterfassungsdaten von MeisterTask lassen sich auch leicht exportieren und drucken. Exportieren und drucken Sie Ihre Daten, um sie als Referenz in Meetings zu verwenden oder um Handouts für Diskussionen zu erstellen. 

Fallstudie: Dienstleistungsunternehmen

In der Dienstleistungsbranche ist die Zeiterfassung nicht nur eine Reflexionsübung – viele Unternehmen stellen ihren Kund:innen die für den Abschluss eines Projekts benötigte Zeit in Rechnung. Dieses System ist nur möglich, wenn die Teamleiter:innen die Zeiterfassung als Richtlinie innerhalb des Teams durchsetzen. Die Genauigkeit der Zeiterfassungsfunktionen schafft Vertrauen und stellt sicher, dass Ihren Kund:innen eine gerechte Rechnung gestellt wird.

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Für Teammitglieder

Warum sollten Sie Ihre Zeit erfassen?

Die Zeiterfassung ist nicht nur aus einer Top-Down-Perspektive von Vorteil. Als Teammitglied kann die Zeiterfassung Wunder für Ihre eigene Organisation, Produktivität und Zufriedenheit am Arbeitsplatz bewirken. Sie werden in der Lage sein: 

  • Reflektieren Sie Ihre Leistung es ist nicht immer einfach, Ihre Zeit während der Arbeit zu erfassen. Aber mit der Zeiterfassung können Sie nach Abschluss eines Projekts zurückblicken und genau sehen, wie lange Sie für jede Aufgabe gebraucht haben. Mit diesem Wissen können Sie Ihre Arbeitsabläufe überdenken und die Produktivität bei künftigen Projekten optimieren. Letztlich können Sie durch die Zeiterfassung aus Ihren Fehlern lernen. 

  • Effizienteres und produktiveres Arbeiten Menschen arbeiten anders, wenn jede Minute zählt, da registrierte Zeit wertvoller erscheint als nicht registrierte Zeit. Infolgedessen werden Sie wahrscheinlich härter arbeiten.

  • Fühlen Sie sich wohler bei der Arbeit – es ist viel schwieriger, Daten zu widerlegen als verbale Behauptungen – die erfasste Zeit beweist Ihre harte Arbeit empirisch. Sie können diese Daten in Kombination mit Berichten über abgeschlossene Aufgaben nutzen, um Ihren Beitrag zum Team zu belegen.

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Fallstudie: Effiziente Zeiteinteilung

Wenn Sie über die Zeit nachdenken, die Sie in ein Projekt investiert haben, können Sie genau erkennen, wo Aufgaben mehr oder weniger Zeit als erwartet in Anspruch genommen haben. Auf dieser Grundlage können Sie Ihre Planung und Ihren Arbeitsablauf bei nachfolgenden Projekten ändern

Wenn Sie beispielsweise an einer Marketingkampagne arbeiten und feststellen, dass die Brainstorming-Sitzung doppelt so lange gedauert hat wie erwartet, könnten Sie im nächsten Quartal mehr Zeit dafür einplanen, um sicherzustellen, dass die Sitzung nicht zu lange dauert und Unannehmlichkeiten verursacht. 

 

Telearbeit

Die Zeiterfassung zur besseren Zeiteinteilung ist besonders wichtig, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Für Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, ist es oft schwierig, ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben aufrechtzuerhalten, weil beides an einem Ort stattfindet. Die Erfassung der Arbeitszeit ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie am Ende des Tages abschalten. Außerdem kann Ihr Vorgesetzter so leichter erkennen, wie es läuft.

Fallstudie: Ihre Stärken aufspüren

Durch die Zeiterfassung können Sie nicht nur aus Ihren Schwächen, sondern auch aus Ihren Stärken lernen. Wenn Sie sehen, welche Aufgaben Sie in nur kurzer Zeit erfolgreich abgeschlossen haben, können Sie erkennen, welche Art von Arbeit Ihnen am meisten liegt. 

Wenn Sie beispielsweise Ihre Zeiterfassungsdaten auswerten und feststellen, dass Sie für Aufgaben, die eine Recherche beinhalten, weniger Zeit benötigen als für Aufgaben, die eine zwischenmenschliche Koordination erfordern, könnte dies darauf hindeuten, dass Sie eine besondere Stärke im Zusammentragen, Lesen und Analysieren von Informationen haben. Mit diesem Wissen können Sie Projekte verfolgen, bei denen Sie diese Fähigkeit weiter ausbauen können


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