Hinweis
Diese Funktion ist bald für alle Benutzer:innen verfügbar. MeisterTask wird gerade aktualisiert! Möglicherweise sehen Sie noch das alte Design. Die neuen Funktionen werden in Kürze für alle verfügbar sein.
In MeisterTask können Sie mit Rollen und Berechtigungen den Zugriff auf die Projekte und Inhalte Ihres Teams steuern. Jede:r Benutzer:in kann genau die Berechtigungen erhalten, die die etwaige Rolle benötigt wird.
Dieses flexible System stellt sicher, dass vertrauliche Daten nur für diejenigen zugänglich sind, die sie benötigen, und fördert gleichzeitig die effiziente Zusammenarbeit und die Sicherheit bei allen Projekten.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Lizenzen funktionieren, wie sie zugewiesen werden und wie sie sich auf die Teamverwaltung und das Projektmanagement auswirken.
Was sind Lizenzen und Rollen?
Was sind Lizenzen?
Die Produktlizenz einer Person definiert ihren Zugriff auf MeisterTask. Die Produktlizenz bestimmt welche Projekt-Rollen theoretisch einer Person in einem Projekt zugewiesen werden kann.
Was sind Rollen?
Die Projekt-Rolle einer Person definiert ihren Zugriff auf ein bestimmtes Projekt.
Wo gelten die Berechtigungen?
Die Produktlizenz gilt für interne und externe Projekte und Notizen sowie für alle anderen Funktionen in MeisterTask.
Berechtigungsstufen im Überblick
MeisterTask verfügt über drei verschiedene Berechtigungsstufen:
1. Berechtigungen für die Teamverwaltung
Auf der Ebene der Teamverwaltung kann man die Rollen Team-Admin oder Team-Mitglied zuweisen. Team-Admins sind für die Verwaltung der Lizenzen, der Abrechnung und der Sicherheitseinstellungen verantwortlich.
2. Produktberechtigungen & Lizenzen
Eine Lizenz ist im Grunde die wichtigste Berechtigungsstufe – sie entscheidet darüber, was man in MeisterTask tun kann und was nicht.
Wenn Ihr Unternehmen oder Ihr Team MeisterTask kauft, erhält es eine bestimmte Anzahl an Lizenzen, die an die Teammitglieder verteilt werden können. Je nachdem, welche Produktlizenz eine Person erhält, hat sie unterschiedliche Berechtigungen. Die Produktlizenz einer Person definiert die Rollen, die die Person in einem Projekt oder einer Notiz zugewiesen bekommen kann.
- Personen mit der Inhaltsmanager:in-Produktlizenz können selbst Inhalte erstellen. Sie können jede der 5 verfügbaren Projekt-Rollen zugewiesen bekommen und können daher potenziell Bearbeitungsrechte in Projekte und Notizen in MeisterTask erhalten.
- Personen mit der Leser:in-Produktlizenz (kostenlos verfügbar) können nur die Leser:in-Rolle in Projekten und Notizen zugewiesen bekommen, und haben systemweit nur Lese-Rechte.
Produktlizenzen können nur von Team-Admins verwaltet werden.
3. Projekt-Rollen
Die Projekt-Rolle einer Person definiert ihren Zugriff auf ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Notiz. Zu den verfügbaren Rollen gehören Mitwirkende:r, Gast, Kommentator:in, Leser:in oder Inhaltsmanager:in.
Projekt-Rollen können von der Inhaltsmanager:in des Projekts/der Notiz verwaltet werden.
Beispiele
Nachfolgend finden Sie zwei gängige Rollenkonfigurationen.
Beispiel 1: Leiter der IT-Abteilung
Als Leiter der IT-Abteilung konzentrieren Sie sich in erster Linie auf die Verwaltung von Teameinstellungen, Sicherheit und Lizenzverwaltung und weniger auf die Arbeit an einzelnen Projekten. Ihre Rollen und Rechte könnten sein:
- Team-Admin als Team-Rolle – Damit können Sie Ihre MeisterTask und MindMeister Abos verwalten, die Abrechnung managen und die Sicherheitseinstellungen für das gesamte Team passend einstellen. Sie können andere Benutzer:innen einladen und entfernen, sowie Zugriffseinstellungen anpassen.
- Leser:in als Produktlizenz – Da Sie keine Projekte erstellen oder verwalten müssen, benötigen Sie auch keine kostenpflichtige Lizenz.
- Leser:in als Projekt-Rolle – Da Sie nicht aktiv an einem Projekt beteiligt sind, benötigen Sie nur bei Bedarf Nur-Lesen-Zugriff.
Beispiel 2: Projektleiterin
Als Projektmanagerin sind Sie für die Erstellung und Überwachung von Projekten, die Verwaltung von Aufgaben und die Koordinierung mit den Beteiligten verantwortlich. Ihre Rollen und Rechte könnten sein:
- Team-Mitglied als Team-Rolle – Sie benötigen keinen Einblick in die Anzahl der verfügbaren Lizenzen innerhalb Ihres Abos und auch keine administrative Kontrolle über die Abrechnung.
- Inhaltsmanager:in als Produktlizenz – Damit können Sie Projekte erstellen, interne Kolleg:innen Ihres Teams und externe Personen zu Projekten einladen und Projekteinstellungen verwalten. Für diese Rolle ist eine kostenpflichtige Lizenz erforderlich. Inhaltsmanager:in oder eine andere Rolle als
- Projekt-Rolle – Je nach Projekt benötigen Sie vielleicht die volle Kontrolle als Inhaltsmanager:in in einem Projekt oder eine andere Rolle wie Mitwirkende:r oder Gast in einem anderen Projekt, damit Sie effektiv zusammenarbeiten können.
Berechtigungen für die Teamverwaltung (Team-Rollen)
Diese Ebene bestimmt, ob eine Person Team-Admin, Team-Mitglied oder Inaktiv ist.
-
Ein Team-Admin:
- Hat die volle Kontrolle über Teameinstellungen, bspw. über die Anzahl der Produktlizenzen innerhalb des Abos, die Abrechnung und die Benutzergruppen.
- Kann neue Benutzer:innen einladen, dem Team beizutreten und ihre Team-Rolle bestimmen.
- Kann andere Benutzer:innen zum Team-Admin befördern oder zu Team-Mitgliedern degradieren.(Mehrere Team-Admins zu haben, ist nur im Business Abo möglich.)
- Kann Benutzer:innen aus dem Team entfernen
-
Eine Person mit der Rolle Team-Mitglied:
- Kann an Aufgaben, Projekten und Notizen gemeinsam mit anderen arbeiten.
- Kann nicht auf die Teameinstellungen zugreifen
-
Eine Person, die Inaktiv ist:
- Kann weder auf den Kontobereich noch auf andere Bereiche von MeisterTask und MindMeister zugreifen.
Wer kann die Berechtigungen für die Teamverwaltung managen?
- Team-Admins verwalten diese Berechtigungen im Konto auf der Seite Mein Team.
Team-Rolle: Ein Team-Mitglied zum Team-Admin befördern
Nur verfügbar für Team-Admins mit einem Business Abo.
- Klicken Sie auf Ihren Benutzer-Avatar in der oberen rechten Ecke von MeisterTask.
- Wählen Sie Konto.
- Wählen Sie Mein Team.
- Wählen Sie die Person, dessen Zugriffsstufe Sie ändern möchten.
- Verwenden Sie das Dropdown-Menü unter Team-Rolle, um die Person zum Admin oder zum Mitglied zu machen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie man ein Team verwaltet.
Produktberechtigungen & Produktlizenzen
Diese Stufe legt fest, ob eine Person in Ihrem Team Inhalte bearbeiten ODER nur lesen ODER keinen Zugriff auf MeisterTask oder/und MindMeister hat.
- Bei Pro- oder Business Abos muss jede Person in einem Team, die Bearbeitungsrechte benötigt, über eine kostenpflichtige Produktlizenz verfügen. Diese Lizenz nennt sich Inhaltsmanager:in.
- Personen, die Nur-Lesen-Zugriff benötigen, können eine kostenlose Produktlizenz zugewiesen bekommen. Diese Lizenz nennt sich Leser:in.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass diese Stufe bestimmt, ob eine Person in Ihrem Team eine kostenpflichtige oder eine kostenlose, eingeschränkte Produktlizenz erhält.
Produktlizenzen:
-
Ein:e Inhaltsmanager:in:
- Kann Projekte, Aufgaben und Notizen erstellen.
- Hat vollen Zugriff auf alle Funktionen (außer Team-Einstellungen, es sei denn, die Person ist auch Team-Admin).
-
Ein Leser:in:
- Kann nur Projekte sich anzeigen lassen.
- Sie können nichts bearbeiten oder erstellen.
- Verursacht keine Kosten und ermöglicht es Teams, eine unbegrenzte Anzahl von Benutzer:innen kostenlos zum Team hinzuzufügen.
-
Eine Person mit der Einstellung Kein Zugriff:
- Kann auf keine Inhalte in MeisterTask und/oder MindMeister zugreifen.
- Kann auf den Kontobereich zugreifen.
Wer managt die Produktlizenzen und Berechtigungen?
- Team-Admins verwalten diese Berechtigungen im Konto auf der Seite Mein Team.
Was passiert, wenn ein Teammitglied sowohl auf MindMeister als auch auf MeisterTask zugreifen muss?
- Ein Team, das sowohl MindMeister als auch MeisterTask verwendet, kann eine Kombination aus kostenlosen und kostenpflichtigen Lizenzen haben (z. B. eine kostenpflichtige MeisterTask Business-Lizenz und eine kostenlose MindMeister Basic-Lizenz).
- Ein Team kann eine unbegrenzte Anzahl von Leser:innen-Lizenzen für alle MeisterTask-Abo-Pläne haben.
- Leser:innen-Lizenzen sind nur für MeisterTask verfügbar, nicht für MindMeister.
- Da die Lizenzen für beide Produkte separat verwaltet werden, erhalten Teammitglieder in einem kostenpflichtigen Team, die als Leser:innen in MeisterTask hinzugefügt wurden, nicht automatisch Zugriff auf MindMeister. Um auf MindMeister zugreifen zu können, benötigen sie entweder eine kostenpflichtige Lizenz als Inhaltsmanager:in oder sie müssen als anonyme, nicht angemeldete Benutzer:innen auf die Mindmaps zugreifen.
Produktlizenzen: Die Rollen Inhaltsmanager:in oder Leser:in vergeben/ändern
Nur für Team-Admins verfügbar.
- Öffnen Sie den Bereich Mein Team im Konto.
- Wählen Sie die Person, dessen Zugriffsstufe Sie ändern möchten. Verwenden Sie das Dropdown-Menü.
- Wählen Sie Inhaltsmanager:in oder Leser:in aus. Team-Admins können ihre Lizenzen an alle Mitglieder des Teams verteilen. Sie können einer Person jederzeit eine kostenpflichtige Lizenz entziehen und sie einer anderen Person zuweisen.
Projekt-Rollen
Diese Ebene bestimmt den Zugriff auf bestimmte Projekte oder Notizen und ermöglicht einen maßgeschneiderten Zugriff auf jeweilige Projekte bzw. Notizen.
Rollen auf der Ebene Projekt/Notizen:
- Inhaltsmanager:in
- Contributer
- Gast (nur in Projekten verfügbar, nicht in Notizen)
- Kommentator:in
- Leser:in
Wer verwaltet diese Rollen?
- Ein:e Inhaltsmanager:in verwaltet diese Rollen in jedem ihrer Projekte und Notizen.
- Eine Inhaltsmanager:in kann diese Einstellung über die Projekteinstellungen oder Notizen-Einstellungen steuern.
Haben Sie noch Schwierigkeiten?
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