Das Offboarding ist der strukturierte Prozess, mit dem eine Person bei Ausscheiden aus einem Unternehmen den Zugriff auf ihr MeisterTask-Team (inkl. Aufgaben, Projekte und Notizen) verliert. In der Regel werden im Rahmen des Offboardings laufende Aufgaben und Projekte an jemand anderen übergeben.

Dies ist typischerweise notwendig, wenn ein:e Mitarbeiter:in das Unternehmen verlässt, ein:e Freelancer:in ihren Auftrag abgeschlossen hat oder ein:e Studierende:r die Einrichtung verlässt. Richtig durchgeführt schützt das Offboarding sensible Daten, stellt die Kontinuität in Projekten sicher und gibt Lizenzen zur Wiederverwendung frei.

Diese Anleitung beschreibt den vollständigen Prozess Schritt für Schritt und erklärt, welche Aufgaben Team Admins und Inhaltsmanager:innen jeweils übernehmen müssen. 

Was bedeutet Offboarding in MeisterTask?

Offboarding bedeutet, dass der Zugriff einer Person auf Teamfunktionen, Projekte und Inhalte dauerhaft entfernt oder eingeschränkt wird. Ziel ist es, sowohl die Datensicherheit als auch die Weiterführung aktiver Projekte zu gewährleisten. Dabei umfasst der Prozess idealerweise folgende zentrale Maßnahmen:

Der Prozess besteht aus zwei parallelen Bereichen: Während Inhaltsmanager:innen die Übergabe innerhalb einzelner Projekte organisieren, übernehmen Team-Admins die übergeordnete Verwaltung auf Teamebene.

Wer führt das Offboarding durch? 

Im Offboarding sind meistens folgende Personen involviert: Die vorgesetzte Person des/der Mitarbeiter:in, die ausscheidende Mitarbeiter:in, die Personalabteilung und eventuell ein IT-Admins ihres Unternehmens. 

Das Offboarding von Mitarbeitenden ist in der Regel eine gemeinsame Verantwortung aller Beteiligten. Vorgesetzte sollten den Prozess aktiv begleiten und koordinieren. Durch frühzeitige Planung stellen Sie sicher, dass der Austritt reibungslos verläuft, Projekte nahtlos weitergeführt werden und der Abschied wertschätzend gestaltet ist – ähnlich engagiert wie beim Onboarding. 

Schritt 1: Aufgaben an andere Personen übergeben

Bevor ein Teammitglied aus einem Projekt entfernt oder ihre Lizenz entzogen wird, sollten alle aktiven Aufgaben überprüft und an geeignete Personen übergeben werden. Dies verhindert, dass Aufgaben nach dem Offboarding unzugewiesen bleiben.

Vorgehensweise:

1. Öffnen Sie jedes Projekt, an dem die Person beteiligt ist.
2. Filtern Sie die Aufgaben: Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf die Person, um alle Aufgaben zu sehen, die der Person zugewiesen sind.
3. Überprüfen Sie jede Aufgabe einzeln und:
   • Weisen Sie die Aufgabe einer geeigneten anderen Person im Projekt zu.
   • Oder archivieren/löschen Sie sie, wenn sie nicht weiter bearbeitet werden soll.
     
     

Wiederholen Sie diesen Schritt in allen Projekten. 

Wer kann diesen Schritt durchführen?

• Die betroffene Person selbst mithilfe der Vorgesetzten. Die ausscheidende Mitarbeiter:in ist die einzige Person, wo sie sichergehen können, dass sie Zugriff auf alle Aufgaben hat.
• Andere Projektmitglieder (z.b. der/die Vorgesetzte oder die Projektverantwortlichen) können möglicherweise diesen Schritt auch durchführen. Voraussetzung ist:
  • Diese Personen haben Zugriff auf alle Projekte, wo jene Aufgaben sind, die der Person zugewiesen sind. 

Wann sollte dies geschehen?

• Bevor der/die Mitarbeiter:in das Unternehmen verlässt. Sprechen Sie die Mitarbeiter:in in der letzten Arbeitswoche an, um die Übergabe ihrer Aufgaben an andere Personen einzuleiten.
• Dieser Schritt sollte vor dem Entzug der Lizenz (Schritt 4) durchgeführt werden, um zu vermeiden, dass Aufgaben möglicherweise ohne Verantwortliche bleiben. 

Schritt 2: Projektverantwortung übergeben

In vielen Fällen verwalten die ausscheidende Personen zugleich Projekte. Es ist entscheidend, dass diese Verantwortung nicht verloren geht, damit die Projektarbeit reibungslos fortgesetzt werden kann. Ansonsten kann es dazu kommen, dass niemand mehr ein Projekt verwalten kann.

Option 1: Wenn die Person noch im Unternehmen ist:

Wenn Sie ein Team Admin sind, dann bitten Sie die Person, die das Unternehmen verlässt, alle ihre Projekte zu überprüfen. 

Wenn Sie die Person sind, die das Unternehmen verlässt, dann führen Sie folgenden Schritte in Ihrem Projekt aus: 

1. Öffnen Sie die Projekteinstellungen und navigieren Sie zum Reiter Teilen.
2. Weisen Sie einer anderen geeigneten Person die Rolle Inhaltsmanager:in zu.
3. Optional: Ändern Sie Ihre Rolle von Inhaltsmanager:in zu Mitwirkende:r. Und verlasse das Projekt. 
   
   

Wiederholen Sie diese Schritte für all Ihre Projekte. 

Option 2: Wenn die Person das Unternehmen bereits verlassen hat:

In diesem Fall kann der Team-Admin alle Projekte in Schritt 4 durch einen Workaround an eine neue Person übergeben, indem er oder sie eine neue Inhaltsmanager:in für alle betroffenen Projekte festlegt. Mehr erfahren.

Schritt 3: Team-Admin-Rolle überprüfen und übergeben

Bevor eine Person vollständig aus dem Team entfernt wird, muss sichergestellt sein, dass sie nicht die einzige Person mit der Rolle Team-Admin ist. Die Rolle Team-Admin ist notwendig, um administrative Aufgaben wie Lizenzvergabe oder Teameinstellungen verwalten zu können.

Vorgehensweise:

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen und klicken Sie auf Mein Team.
2. Suchen Sie in der Übersicht nach der Person, die ihr Unternehmen verlässt.
3. Überprüfen Sie, ob sie derzeit als Admin geführt wird. Überlegen Sie, ob eine andere Person stattdessen zusätzlich die Team-Admin-Rolle bekommen sollte.
4. Ernennen Sie eine weitere Person zum/zur Team-Admin: Ändern Sie die Team-Rolle von Mitglied auf Admin. 
   
   

Hinweise: Bitte beachten Sie, dass es je nach Abo Unterschiede gibt. 

• Business Abo:
  • Bitte beachten Sie, dass das Team mindestens einen Team Admin haben muss. Wenn die ausscheidende Person nicht der einzige Team-Admin ist, dann ist Schritt 3 optional.
  • Nur bestehende Team-Admins im Business-Abo können andere Teammitglieder zu Admins befördern.
• Pro Abo:
  • Im Pro Team ist nur ein einziger Team Admin enthalten.
  • Daher ist es nicht möglich eine weitere Person zum Team Admin hochzustufen.
  • Daher können Sie alternativ als Workaround, das Konto des verlassenden Team-Admins ändern: Ändern Sie in den Kontoeinstellungen einfach Name und E-Mail-Adresse gemeinsam, um das Konto zu ändern und dadurch an jemand anderen zu übergeben.
  • Wenn ihr einziger Team-Admin das Unternehmen bereits verlassen hat, und die Zuständigkeit nicht übertragen wurde, dann müssen Sie sich an den Meister Support wenden.
• Basic Abo:
  • Falls Sie ein Basic-Abo haben, dann ist dieser Schritt nicht notwendig bzw. möglich. Es ist nicht möglich, Team-Rollen zu verändern im Basic-Abo.   

Schritt 4: Lizenz entziehen und bei Bedarf neu vergeben

Sobald alle organisatorischen Aufgaben und Projektverantwortungen in Schritt 1 und 2 übergeben wurden, kann die kostenpflichtige Lizenz der Person entzogen werden. Dies ist besonders wichtig, um die Lizenz für neue Mitarbeitende verfügbar zu machen.

Vorgehensweise:

1. Navigieren Sie zu Konto > Mein Team.
2. Suchen Sie die betroffene Person.
3. Ändern Sie in der Spalte MeisterTask die Einstellung:
   • von Inhaltsmanager:in auf Leser:in (für reinen Lesezugriff)
   • oder auf Kein Zugriff (=kompletter Entzug des Produktzugangs).
   • Optional: Weisen Sie die frei gewordene Lizenz direkt einer neuen Person zu. Dies kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
     
     

Was passiert, wenn: 

• Man die Einstellung Leser:in verwendet:
  • Die Person kann dann weiterhin auf alle Projekte zugreifen und alles ansehen.
  • Die Person kann keine Inhalte mehr ändern oder umschreiben.
  • Aufgaben, die der Person zugewiesen sind, verlieren den Aufgabeninhaber. Das bedeutet, dass die Aufgaben dann nicht mehr der Person zugewiesen sind.
  • Projekte, in denen die Person Inhaltsmanager:in ist, werden einer anderen Person zum Verwalten übergeben. Das bedeutet, dass der Team-Admin eine andere Person auswählt, die zur neuen Inhaltsmanager:in wird.
• Man die Einstellung Kein Zugriff verwendet:
  • Die Person kann dann nicht mehr das jeweilige Tool aufrufen. Sie kann keine Projekte, Notizen oder Aufgaben mehr sehen.
  • Die Person bleibt in der Liste der Projektmitglieder aufgeführt, sofern sie nicht zuvor aus den Projekten entfernt wurde.
    • Das bedeutet, dass die Aufgaben weiterhin der Person zugewiesen bleiben.
    • Die Person kann weiterhin getaggt werden.
    • Um dies zu ändern: Eine andere Person, die das Projekt verwaltet (=Inhaltsmanager:in), kann die ausscheidende Person ggf. aus dem Projekt entfernen, damit sie keine Aufgaben mehr hat, ihr keine Aufgaben mehr zugewiesen werden können und sie nicht mehr getaggt werden kann.

Schritt 5: Zugriff auf das Team entfernen

Nachdem die Lizenz entzogen und alle Verantwortlichkeiten geklärt wurden, sollte der finale Schritt erfolgen: die vollständige Löschung des Zugriffs.

So gehen Sie vor:

• Öffnen Sie Konto > Mein Team
• Ändern Sie die Team-Rolle auf Inaktiv.
  
  

Hinweis: Bitte beachten Sie, die Einstellung Vom Team entfernen nicht den Zugriff zu Inhalten entzieht. Wenn Sie diese Einstellung wählen dann separieren Sie nur das Konto der Person vom Team. Lernen Sie mehr über den Unterschied zw. Inaktiv bzw. Entfernen. 

Was passiert, wenn: 

• Man die Einstellung auf Inaktiv verwendet:
  • Der Zugriff auf beide Tools sowie auf den Kontobereich ist für die Person nicht möglich.
  • Die Aufgaben bleiben weiterhin an die Person zugewiesen.
• Man die Einstellung Aus Team entfernen verwendet:
  • Das Konto der Person wird vom Team separiert (aber nicht gelöscht). Die Person ist dann nicht mehr Teil des Teams. Sie wird auf ein Basic-Abo herabgestuft.
  • Die Person kann weiterhin auf alle Projekte, in denen sie mitarbeitet, zugreifen.  
  • Die Person kann Projekte, in denen sie die Rolle Inhaltsmanager:in hatte, nicht mehr verwalten. Ihre Projekt-Rolle wird auf Mitwirkende:r zurückgestuft.

Damit ist das Offboarding abgeschlossen.

Was geschieht mit dem Besitz von Projekten, wenn ein Teammitglied das Unternehmen verlässt?

Wenn eine Person aus dem Team entfernt wird – unabhängig davon, ob sie das Team selbst verlässt, entfernt oder deaktiviert wird oder auf „Kein Zugriff“ gesetzt wird – ist es wichtig zu wissen, wer den Besitz der von ihr erstellten Projekte behält. Bitte beachten Sie, dass alle Projekte im Besitz des Teams sind und bleiben. 

Wenn der/die Inhaltsmanager:in eines Projektes eines Teams (das ein Pro oder Business Abo hat) verlässt oder aus dem Team entfernt wird:

• Die ausscheidende Person behält Zugang zu den Projekten. Sie kann weiterhin auf alle Projekte zugreifen, denen sie beigetreten ist.
• Die Person ist nicht mehr der/die Inhaltsmanager:in ihrer Projekte.
• Die Person wird auf die Projekt-Rolle Mitwirkende:r in den Projekten heruntergestuft. Damit kann sie noch im Projekt mitarbeiten, aber das Projekt nicht mehr verwalten. Stellen Sie sicher, dass es in jedem Projekt einen weiteren Inhaltsmanager:in gibt, bevor das Teammitglied nicht mehr Teil des Teams ist.
• Die Projekte, die von der ausscheidenden Person erstellt wurden, bleiben für jene Personen zugänglich, die auch schon vorher Zugang hatten. 

Wenn der/die Inhaltsmanager:in auf Inaktiv oder Kein Zugriff gesetzt wurde:

• Die ausscheidende Person hat keinen Zugriff mehr zu den Projekten.
• Die ausscheidende Person bleibt Inhaltsmanager:in ihrer Projekte, aber kann nicht darauf zugreifen. Stellen Sie sicher, dass es in jedem Projekt einen weiteren Inhaltsmanager:in gibt, bevor das Teammitglied nicht mehr Teil des Teams ist. Ansonsten könnte niemand das Projekt verwalten, z. B. die Projekteinstellungen verändern.
• Die Projekte, die von der ausscheidenden Person erstellt wurden, bleiben für jene Personen zugänglich, die auch schon vorher Zugang hatten.