Diese Funktionen sind für alle Benutzer verfügbar
Projekte sind Ihre zentralen Arbeitsbereiche in MeisterTask. Sie können sich jedes Projekt als virtuelles Board vorstellen, auf dem Sie Aufgaben zu einem bestimmten Ziel, einer Initiative oder einem größeren Vorhaben organisieren und visualisieren. Projekte bilden außerdem die Grundlage für die Zusammenarbeit und Freigabe mit anderen Nutzern.
Sehen Sie sich zunächst das kurze Tutorial-Video unten an und lesen Sie dann weiter, um die Grundlagen der Projektverwaltung in MeisterTask kennenzulernen.
Projektdokumente hinzufügen
Jedes Projekt hat einen Tab Dokumente, in dem Sie die wichtigsten Dokumente des Projekts sammeln können, zum Beispiel Briefings, Spezifikationen oder Besprechungsnotizen. So haben alle im Projekt den nötigen Kontext an einem Ort.
Der Tab Dokumente ist derzeit nur in der Web-App verfügbar.
Den Tab „Dokumente“ öffnen
Öffnen Sie ein Projekt und wählen Sie oben den Tab Dokumente neben Aufgaben. Die Projektbeschreibung wird oben im Tab angezeigt.
Ein Dokument hinzufügen
Klicken Sie auf Hinzufügen oder nutzen Sie die Optionen, die in einem leeren Tab „Dokumente“ angezeigt werden, um:
- Eine bestehende Notiz zu verknüpfen: Suchen Sie nach der Notiz oder fügen Sie ihren Link ein.
- Eine neue Notiz zu erstellen: Die Notiz wird sofort mit dem Projekt verknüpft und in einem neuen Tab geöffnet.
- Einen Link zu einem externen Dokument einzufügen, zum Beispiel zu einem Google Doc.
- Eine Datei aus Google Drive, OneDrive oder Dropbox auszuwählen.
- Eine Datei von Ihrem Computer hochzuladen.
Ein Dokument öffnen, teilen oder entfernen
- Klicken Sie auf eine Zeile, um das Dokument in einem neuen Tab zu öffnen.
- Über das Zeilenmenü können Sie den Link kopieren oder das Dokument entfernen.
Wer kann Projektdokumente sehen?
- Alle Projektmitglieder sehen den Tab „Dokumente“, externe Links und hochgeladene Dateien.
- Eine verknüpfte Notiz wird nur Mitgliedern angezeigt, die bereits Zugriff auf diese Notiz haben. Andere Mitglieder sehen sie im Tab gar nicht.
- Das Verknüpfen einer Notiz mit einem Projekt ändert nichts daran, wer die Notiz öffnen kann.
Gäste und externe Mitglieder
Gäste und externe Projektmitglieder erhalten über das Projekt nie Zugriff auf eine Notiz. Um ihnen Zugriff zu geben, teilen Sie die Notiz direkt mit ihnen.
Warum sehe ich nicht alle Optionen im Menü „Hinzufügen“?
In den Abos Business und Enterprise können Team-Admins lokale Datei-Uploads und/oder externe Anhänge für das gesamte Team in den Sicherheitseinstellungen des Teams deaktivieren. Diese Optionen werden dann weder im Dropdown-Menü Hinzufügen noch in einem leeren Tab „Dokumente“ angezeigt.
Sind beide deaktiviert, können Sie nur bestehende Notizen verknüpfen oder neue erstellen.
Aktuelle Einschränkungen
- Dokumente lassen sich noch nicht in Ordnern organisieren, sortieren oder filtern.
- Dateien, die bereits an Aufgaben angehängt sind, erscheinen nicht im Tab „Dokumente“.
Teamkapazität planen und überwachen
MeisterTask bietet zusätzliche Funktionen, mit denen Account-Admins die Kapazität ihres Teams über mehrere Projekte hinweg besser verstehen und steuern können.
Teamübersicht-Widget
Das Teamübersicht-Widget auf der Startseite bietet Account-Admins eine Echtzeit- Übersicht über die Auslastung ihres Teams, einschließlich Aufgabenanzahl und Aufgabenstatus pro Teammitglied.
Kapazitätsplaner
Der Kapazitätsplaner in einem Portfolio hilft Account-Admins, Arbeit über mehrere Projekte hinweg zu planen und zu verteilen – mit einer zeitbasierten Ansicht der Teamkapazitäten.
Verfügbarkeit
- Teamübersicht: Verfügbar in Business-Plan und höher, nur für Account-Admins
- Kapazitätsplaner: Nur im Enterprise-Plan verfügbar, nur für Account-Admins
Zwei Arten der Projektverwaltung kennenlernen
In MeisterTask sind Projekte in vertikale Spalten unterteilt, sogenannte Abschnitte. Wie Sie diese Abschnitte strukturieren, bestimmt den Projektmanagement-Stil Ihres Projekts.
Die zwei wichtigsten Projektmanagement-Methoden in MeisterTask sind:
- Die Kanban-Methode, bei der Aufgaben von links nach rechts verschoben werden.
- Das statische Board, bei dem Aufgaben in einer Spalte bleiben.
Die Kanban-Methode
In einem Kanban-Board beginnen Aufgaben in der Regel in der linken Spalte und wandern durch das Board, bis sie in der rechten Spalte als erledigt markiert werden.
Kanban-Boards stammen ursprünglich aus der japanischen Automobilindustrie und werden seit den 1940er Jahren zur Visualisierung von Arbeitsabläufen eingesetzt.
Mit Kanban können Sie Prozesse optimieren und Engpässe erkennen, sodass Aufgaben effizienter voranschreiten.
Statische Boards
In statischen Boards werden Abschnitte genutzt, um Aufgaben nach Typ statt nach Status zu organisieren.
Aufgaben können nach Abschluss einfach als erledigt markiert oder archiviert werden.
Verwenden Sie Tags und Checklisten, um Ihre Aufgaben zusätzlich zu strukturieren.
Projektabschnitte verwalten
Projekte sind in vertikale Spalten unterteilt, sogenannte Abschnitte.
Standardmäßig enthalten neue Projekte die Abschnitte Offen, In Bearbeitung und Erledigt. Sie können Abschnitte per Doppelklick umbenennen oder ihre Farbe über das Menü ändern.
Erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Abschnitten hier.
Tags hinzufügen und Projektansicht filtern
Verwenden Sie Filter in der rechten Seitenleiste, um sich auf relevante Aufgaben zu konzentrieren.
Tags helfen Ihnen, Aufgaben besser zu organisieren und zu visualisieren.
Erfahren Sie mehr über Tags hier.
Tutorial-Video: So erstellen Sie eine klare Übersicht
Sehen Sie sich das Video an, um zu lernen, wie Sie große Projekte übersichtlich organisieren.
Projekteinstellungen ändern
Klicken Sie auf den Projektnamen, um die Projekteinstellungen zu öffnen.
Von dort aus können Sie:
- Name und Beschreibung ändern
- Benutzer einladen
- Projekt-Avatar wählen
- Als Projektbeobachter fungieren
- Projekt duplizieren, archivieren oder löschen
- Projektdaten exportieren