In diesem Best-Practice-Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie effektiv zusammenarbeiten können, um das Beste aus MeisterTask herauszuholen.

1x1 der Kollaboration:

• Team-Normen aufstellen
• Aufgaben erstellen, die die Zusammenarbeit optimieren
• Holen Sie Ihr Team an Bord – Richtiges Projekt-Setup

Team-Normen aufstellen

Online-Tools für die Aufgabenverwaltung haben viele bekannte Vorteile: Sie vereinheitlichen Informationen, halten alles an einem Ort und erhöhen die Transparenz. Aber um diese Vorteile voll auszunutzen und um Klarheit in Ihrem Team zu schaffen, ist es wichtig, einige Erwartungen für die Online-Zusammenarbeit festzulegen. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie Sie klar und deutlich in MeisterTask kommunizieren können..

1. Lassen Sie Ihr Team wissen, was Sie erwarten, wenn Sie ihm Aufgaben zuweisen.
   
   Es ist zwar schön, wenn man über eine Aufgabe Bescheid weiß, bevor man sie zugewiesen bekommt, aber es gibt nicht immer Zeit eine Besprechung abzuhalten. Wenn Sie jemandem eine Aufgabe zuweisen müssen, ohne sie vorher mit ihm zu besprechen, stellen Sie sicher, dass die für den Abschluss der Aufgabe erforderlichen Ressourcen beigefügt sind. Auf diese Weise haben die Aufgabeninhaber:innen den gesamten relevanten Kontext in MeisterTask zur
   Verfügung.
   
   
2. Halten Sie aufgabenbezogene Kommunikation an einem Ort.
   
   MeisterTask zentralisiert die Kommunikation. Anstatt E-Mails oder Direktnachrichten zu versenden, können Sie Kommentare hinterlassen, um die Beteiligten über den Fortschritt der Aufgabe zu informieren. Durch die Zentralisierung der Kommunikation wird sichergestellt, dass keine wichtigen Aktualisierungen verloren gehen. Außerdem wird Ihr Team es zu schätzen wissen, den Aufgabenfortschritt sehen zu können, ohne die Beteiligten einzeln ansprechen zu müssen.
   
   
3. Informieren Sie Ihre Kolleg:innen über Änderungen.
   
   Holen Sie alle wichtigen Beteiligten ins Board, indem Sie sie als Beobachter:innen hinzufügen. Diejenigen, die als Beobachter:innen zu Aufgaben oder Projekten hinzugefügt werden, werden über alle Änderungen und Aktualisierungen benachrichtigt, sobald sie eintreten. Wenn Sie die Aufmerksamkeit eines:r bestimmten Kolleg:in erregen möchten, erwähnen Sie ihn:sie mit dem @ Icon in der Spalte „Kommentare“. Bei großen Aktualisierungen können Sie auch @here verwenden, um alle an der Aufgabe Beteiligten zu benachrichtigen.
   
   

   Seien Sie vorsichtig beim Hinzufügen von Beobachter:innen!

   Fügen Sie nur diejenigen hinzu, für die die Aufgabe relevant ist – niemand möchte täglich Benachrichtigungen über etwas erhalten, das ihn nicht betrifft.

   
   
4. Zentralisieren Sie Ressourcen mit Anhängen.
   
   Hängen Sie Dateien an Aufgaben an, um sicherzustellen, dass die Aufgabeninhaber:innen über alle erforderlichen Ressourcen verfügen, wenn sie etwas Neues in Angriff nehmen. Lenken Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Kolleg:innen auf einen bestimmten Anhang, indem Sie dieTaste "/" verwenden, um direkt auf eine angehängte Datei zu verweisen.
   
   
5. Stellen Sie mit Automationen sicher, dass keine Aufgaben übersehen werden.
   
   Verwenden Sie die Automation Aufgabe „Zuweisen“, um eine Aufgabe automatisch einem:r ausgewählte:n Kolleg:in zuzuweisen, wenn die Aufgabe in eine bestimmte Spalte verschoben wird. Wenn Ihr Arbeitsablauf beispielsweise vorsieht, dass Aufgaben von Ihrem:r Vorgesetzten überprüft werden müssen, fügen Sie einfach die Automation Aufgabe „Zuweisen“ hinzu, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben, die in die Spalte „Überprüfung“ verschoben werden, ihm/ihr zugewiesen werden. Dadurch wird der Prozess gestrafft und sichergestellt, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.
   
   Sie können auch die Automatisierung „E-Mail senden“verwenden, um die Zusammenarbeit zu verbessern. Dadurch wird automatisch eine E-Mail an Projektmitglieder oder Aufgabeninhaber:innen gesendet, wenn eine Aufgabe verschoben wird. So bleiben auch Kolleg:innen, die nicht regelmäßig in MeisterTask nachsehen, auf dem Laufenden.
   
   
6. Verbinden Sie MeisterTask mit Slack.
   
   Nutzen Sie unsere Slack-Integration, um die Kommunikation in Ihrem Team zu optimieren und Slack-Unterhaltungen in umsetzbare Aufgaben zu verwandeln. Mit der Integration müssen Sie Ihren Kolleg:innen nicht mehr hinterherlaufen, um Aufgaben abzuschließen. Die Slack-Integration benachrichtigt alle Beteiligten, wenn Änderungen an Aufgaben vorgenommen werden, so dass alle automatisch auf dem gleichen Stand sind.
   

Aufgaben erstellen, die die Zusammenarbeit optimieren

Letztlich werden Ihre Aufgaben nur dann abgeschlossen, wenn Ihre Teammitglieder sie auch abschließen. Wir haben jedoch festgestellt, dass Sie durch bestimmte Schritte die Wahrscheinlichkeit erhöhen können, dass alles reibungslos abläuft, und dass eine effektive Zusammenarbeit einfacher wird. Welche Schritte können Sie also, abgesehen von der Angabe wichtiger Informationen im Aufgabennamen und dem Hinzufügen von Kontext im Beschreibungsfeld, unternehmen, um die Zusammenarbeit zu optimieren? 

• Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, um sicherzustellen, dass wichtige Aspekte Ihrer Aufgaben definiert sind. So können die Aufgabeninhaber:innen wichtige Informationen leicht einsehen und die Aufgaben auf einem höheren Niveau abschließen.
  
  
• Fügen Sie Checklisten ein, um Aufgaben zu strukturieren und sicherzustellen, dass alles, was Sie erledigen müssen, auch erledigt wird. Die Aufgabeninhaber:innen werden es zu schätzen wissen, wenn Sie sie anleiten und daran erinnern, wie sie ihre Aufgaben abschließen können, und sie werden die Aufgaben genauer abschließen.
  
  
• Legen Sie Fälligkeitsdaten fest, damit die Aufgabeninhaber:innen Prioritäten setzen können. Auch wenn ein Fälligkeitsdatum nicht absolut endgültig ist, ist es sinnvoll, ein solches festzulegen, damit Ihr Team den Zeitplan und die Arbeitsbelastung entsprechend organisieren kann. Wenn Sie sich scheuen, ein Fälligkeitsdatum festzulegen, denken Sie daran, dass Sie es bei Änderungen des Arbeitsaufkommens leicht anpassen können. Außerdem ist es angenehmer, die Termine anzupassen, als die Beteiligten zu enttäuschen, weil man sich mehr vorgenommen hat, als man sollte.
  
  

Holen Sie Ihr Team an Bord – Richtiges Projekt-Setup

Es gibt zwar kein richtig oder falsch, wenn es um das Einrichten eines Projekts geht, aber manche Teams wissen eine kleine Hilfestellung zu schätzen. Um Ihnen und Ihrem Team zu helfen, die richtige Entscheidung zu treffen, haben wir einige wichtige Fragen und Antworten zusammengestellt.

Sollten Sie ein Teamprojekt oder ein privates Projekt erstellen? 

Das hängt von einigen Dingen ab, unter anderem:

• Die Vertraulichkeit des Projekts.
• Ihre Firmenpolitik bezüglich Transparenz.
• Ihr MeisterTask-Abonnement (nur Pro- und Business-Benutzer:innen können private Projekte erstellen).
  
  

Alle Benutzer:innen können Teamprojekte erstellen, die sofort für jeden in ihrem Unternehmen sichtbar sind. Wenn Ihr Unternehmen Transparenz anstrebt und der Inhalt des Projekts nicht vertraulich ist, sollten Sie ein Teamprojekt erstellen. Teamprojekte ermöglichen allen Beteiligten sofortigen Zugriff auf ein Projekt. Handelt es sich bei Ihrem Projekt hingegen um sensible Informationen, sollten Sie lieber ein privates Projekt erstellen, zu dem Sie die betreffenden Personen einladen. Die Möglichkeit, private Projekte zu erstellen, steht jedoch nur Benutzer:innen von Pro und Business zur Verfügung. 

Wie können Sie sicherstellen, dass der Zweck und der Kontext Ihres Projekts klar sind? 

Der Projektname und die Projektbeschreibung sind wichtig für die Gesamtklarheit Ihres Projekts. Wenn Sie einen Namen für Ihr Projekt auswählen:

• Fassen Sie sich kurz, aber decken Sie alle wichtigen Punkte ab, damit Ihre Kolleg:innen auf einen Blick wissen, worum es bei dem Projekt geht. 
• Versuchen Sie, suchbare Begriffe zuverwenden, damit Ihr Team das Projekt leicht finden kann. 
  
  

Verwenden Sie keine komplizierte Sprache. 

Bauen Sie beim Verfassen der Projektbeschreibung auf dem Titel auf:

• Fügen Sie die wichtigsten Details des Projekts hinzu und geben Sie den notwendigen Kontext an. Werden Ihre Kolleg:innen den Zweck Ihres Projekts sofort verstehen? 
• Geben Sie an, ob es sich um ein laufendes Projekt handelt oder ob es zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen wird.

Vermerken Sie, welche Abteilungen beteiligt sind und ob das Projekt für Externe offen ist. 

Wie sollten Sie Ihre Projektmitglieder verwalten? 

• Weisen Sie Rollen und Rechte sinnvoll zu. Wenn Sie eine:n Kolleg:in zu einem Projekt hinzufügen, können Sie ihm eine von vier Rollen zuweisen: Mitwirkende:r, Gast, Kommentator:in, Leser:in. Jede dieser Rollen hat leicht unterschiedliche Berechtigungen. Kommentator:innen können zum Beispiel Projekte einsehen und Aufgaben kommentieren, aber nicht ändern. Dies ist ideal, wenn Sie ein Projekt mit einem großen Team teilen und dessen Beiträge wünschen, aber nicht riskieren möchten, dass unerwünschte Änderungen an dem von Ihnen erstellten Projekt vorgenommen werden.
  
  
• Achten Sie bei der Zuweisung von Rollen auf die Datensicherheit, insbesondere bei Personen, die nicht zu Ihrem Team gehören. Verwenden Sie die Gastrolle für Projekte, die privat bleiben sollen. Gäste können nur auf Aufgaben zugreifen und diese bearbeiten, die ihnen zugewiesen wurden oder bei denen sie als Beobachter hinzugefügt wurden. Gastrollen ermöglichen es Ihnen, mit externen Mitarbeiter:innen zusammenzuarbeiten und gleichzeitig sensible Projektdaten zu schützen.

Bereit zur Zusammenarbeit? Jetzt Upgraden!

Oder sehen Sie sich weitere bewährte Verfahren an:

• MeisterTask Best Practices: Checklist Templates
• Reports Best Practices: Measuring Success
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• Timeline Best Practices: Project Management
• MindMeister Best Practices: Collaborating Effectively
• Note Best Practices: Making Beautiful Presentations